Directeur de Bureau, Expérience en Milieu de Travail – New York & San Francisco

Description de l'entreprise

Faites votre marque au sein d’un organisme de placement dynamique d’envergure mondiale

Lorsque vous vous joignez à Investissements RPC, vous rejoignez l’un des investisseurs institutionnels les plus admirés et les plus respectés au monde. Avec un actif sous gestion de plus de 600 milliards de dollars, Investissements RPC est une société professionnelle de gestion de placements qui investit à l’échelle mondiale les fonds du Régime de pensions du Canada (RPC) pour assurer sa viabilité financière pour des générations de travailleurs et de retraités canadiens.

Investissements RPC investit dans différentes régions et catégories d’actif afin de bâtir un portefeuille diversifié à l’échelle mondiale. La caisse du RPC détient des actifs dans des actions de sociétés ouvertes, des actions de sociétés fermées, des sociétés immobilières, des infrastructures et des titres à revenu fixe. Elle devrait atteindre 3 000 milliards de dollars d’actifs d’ici 2050. L’organisme a son siège social à Toronto et possède des bureaux à Hong Kong, Londres, Mumbai, New York, San Francisco, São Paulo et Sydney.

Investissements RPC réussit à attirer, à sélectionner et à retenir des personnes talentueuses d’institutions de premier ordre de partout dans le monde. Joignez-vous à notre équipe pour profiter de ce qui suit :

• Évoluer dans un environnement de travail hautement dynamique et stimulant intellectuellement
• Voir votre rôle et vos responsabilités s’accroître rapidement
• Profiter d’occasions mondiales de perfectionnement professionnel
• Travailler avec des collègues inspirants qui ont des parcours différents et avec des dirigeants faciles à aborder
• Un milieu de travail souple et hybride mettant l’accent sur la collaboration en personne
• Partager de solides valeurs d’intégrité, de collaboration et d’excellence du rendement
• Une organisation dotée d’un objectif social important qui a une incidence positive sur la vie des gens

Si vous êtes animé par le rendement, reconnaissez l’importance d’une culture axée sur la collaboration et la collégialité et avez un sens de l’intégrité à toute épreuve, investissez votre carrière ici. 

Description du poste

Le Responsable de bureau est chargé de toutes les opérations, procédures et processus des bureaux de CPPIB à New York et San Francisco. Ce rôle soutiendra la croissance future de l'organisation et sera un membre clé de l'équipe identifiée pour établir la région, en dirigeant les opérations quotidiennes des bureaux du point de vue de la gestion des installations/bureaux.

En partenariat avec les ressources de l'équipe mondiale Workplace Experience, ce rôle aidera à la mise en œuvre des initiatives localement. Ce rôle sera le principal point de contact pour toutes les questions relatives aux installations et services de bureau à New York et gérera les installations et services de bureau à San Francisco à distance depuis New York avec l'aide d'un soutien sur place à San Francisco. Ce faisant, ce rôle collaborera étroitement avec le Responsable des opérations commerciales local et le Responsable régional du bureau.

En tant que Responsable de bureau, ce rôle renforcera la position de CPPIB en tant qu'investisseur mondial et reflétera fortement nos Principes directeurs d'intégrité, de partenariat et de haute performance.

Ce rôle relève directement du Directeur, Workplace Experience.

Responsabilités spécifiques au rôle

Responsable des installations/bureaux

• Participe en tant que membre de l'équipe mondiale des services Workplace Experience.
• Soutient et gère tous les membres de l'équipe Workplace Experience basés à New York et San Francisco.
• Collabore avec l'équipe Workplace Experience de Toronto pour s'assurer que les systèmes, procédures et processus sont respectés et coordonnés.
• Gère tous les problèmes fonctionnels et opérationnels liés aux installations ; gère toutes les opérations quotidiennes et les urgences selon les besoins.
• Gère le budget Workplace Experience pour les bureaux de New York et San Francisco, en complétant des rapports financiers réguliers en coordination avec le Directeur, Workplace Experience, et les équipes financières de Toronto.
• Répond aux situations imprévues en dehors des heures de bureau ; escalade et coordonne l'implication des autres si nécessaire.
• Collabore avec la gestion de l'immeuble, les prestataires de services, le personnel de ménage, la maintenance et la sécurité.
• Responsable de la conformité locale en matière de santé et de sécurité ; développe, met en œuvre et administre des programmes de santé et de sécurité pour répondre aux exigences législatives locales et aux normes mondiales de CPPIB.
• Responsable de toutes les procédures d'urgence localement.
• Agit en tant que Coordinateur local de la continuité des activités ; travaille avec la direction locale et l'équipe de gestion de la continuité des activités de Toronto pour développer, documenter et mettre en œuvre les plans nécessaires.
• Participe au Plan de reprise des activités trimestriel, à la revue annuelle de l'analyse d'impact sur les activités et à la formation et aux tests annuels.
• Maintient une compréhension des priorités internes changeantes et des réglementations externes pour identifier les domaines potentiels de vulnérabilité ou de risque et faire des recommandations pour améliorer les contrôles.
• Transmet au bureau de Toronto toute correspondance gouvernementale, juridique et commerciale nécessitant une révision et/ou une approbation du siège.
• Travaille avec le Directeur, Workplace Experience pour gérer la planification de l'espace de bureau afin de s'assurer que les entreprises disposent de suffisamment de places pour répondre à leurs besoins à court et à long terme.
• Assigne des places à tous les nouveaux employés.
• Agit en tant que point de contact pour le site intranet local ; met à jour les plans de sièges et l'inventaire des actifs dans Service Now et FMS.
• Collabore avec l'IT localement et à Toronto pour coordonner l'achat et l'installation de nouveaux composants technologiques.
• Aide aux efforts d'intégration des RH localement, délivre l'orientation des nouveaux employés aux nouveaux employés selon les besoins.
• Collabore avec la paie et les avantages sociaux des RH pour les questions générales des employés au bureau de New York.
• Travaille avec le Conseiller principal en voyages à Toronto pour soutenir le programme de voyages d'affaires de CPPIB à New York.
• Interface avec le département juridique interne de CPPIB selon les besoins.
• Sert de remplaçant à la réceptionniste du bureau de New York si nécessaire ; présente une image chaleureuse, accueillante et professionnelle dans toutes les interactions.

Réception/Standard

• Accueille, reçoit et enregistre tous les visiteurs ; notifie l'hôte pour assurer une prestation de service sans faille.
• Répond aux appels entrants et les redirige si nécessaire.
• Résume et produit des rapports KPI mensuels.
• Liaison avec les responsables de la sécurité et de la propriété selon les besoins.

Gestion des installations

• Maintient un niveau de propreté irréprochable dans le bureau.
• Responsable de la gestion environnementale des salles IT sur site.
• Suit tous les protocoles de gestion des changements stipulés par la technologie et les données.
• Gère les systèmes de vidéosurveillance et de contrôle d'accès ; délivre/annule les badges photo des employés ; gère la gestion des clés des installations et des meubles.

Services de bureau/Workplace Experience

• Fournit des services de manière professionnelle, compétente et amicale.
• Garde l'inventaire des fournitures de bureau et des articles de la cuisine ; commande et réapprovisionne selon les besoins.
• Traite et gère tous les courriers et colis entrants et sortants.
• Administre le programme de carte de crédit local avec le soutien de l'administrateur mondial et des finances.
• Planifie et organise des événements d'entreprise et de bureau locaux.

Finance

• Examine, prépare, code et approuve les factures pour paiement conformément aux autorités de gestion des affaires de CPPIB.
• Crée, surveille et gère les budgets opérationnels et d'investissement pour Workplace Experience dans le bureau local.
• Fournit une analyse financière des coûts opérationnels et d'investissement sur une base trimestrielle.
• Complète les feuilles de valeurs d'assurance annuelles et de dépenses supplémentaires au nom du risque d'entreprise.
• Responsable de l'approvisionnement et de la gestion des contrats ; assure la conformité avec la norme de gouvernance des fournisseurs et d'approvisionnement de l'entreprise.
• Responsable du dépôt et du paiement des taxes commerciales/affaires/propriétés locales.

Autres responsabilités

• S'assure que les politiques, autorités, directives et normes de CPPIB sont respectées.
• Aide aux procédures d'urgence.
• Travaille en étroite collaboration avec l'équipe de mobilité mondiale sur les procédures I9 pour tous les nouveaux employés.

Bureau de San Francisco

• Fournit des directives et est responsable du soutien Workplace Experience dans le bureau de San Francisco.
• Rencontre régulièrement l'équipe locale et le Responsable du bureau pour s'assurer que les besoins locaux sont satisfaits.
• Se rend au bureau de San Francisco au moins une fois par trimestre.
• Examine et approuve les factures liées à Workplace Experience avant de les envoyer aux comptes fournisseurs.

Connaissances spécialisées

• Maîtrise de Microsoft Office (c'est-à-dire Word, Excel, PowerPoint, Teams) et Adobe ; capacité à apprendre d'autres applications logicielles, y compris, mais sans s'y limiter, C-Cure 9000, Workday, ServiceNow, FMS, Peoplefluent, Concur, E-Verify, systèmes de dépôt de taxes de New York et San Francisco.
• Capacité à travailler dans une culture de haute performance avec de solides compétences en réflexion, exécution et leadership des personnes.
• Analyse de manière proactive et recommande des solutions aux problèmes de flux de travail plus complexes impactant plusieurs parties prenantes.
• Gère de petits projets ou initiatives de bout en bout, identifiant et escaladant les problèmes, et répondant aux exigences des parties prenantes.

Qualifications

• Diplôme universitaire ou collégial préféré.
• 5 à 7 ans d'expérience en gestion des installations / services de bureau / Workplace Experience (opérations, maintenance, sécurité, ménage, opérations de bâtiment, etc.) localement, de préférence dans un environnement financier, bancaire ou juridique.
• Expérience de coordination et d'établissement d'un nouveau bureau ; familiarité avec les bureaux satellites des entreprises ayant leur siège en Amérique du Nord préférée.
• Expérience de travail préalable dans un environnement à croissance rapide, complexe et très visible dans les environnements de banque d'investissement ou de services financiers.
• Excellentes compétences en communication (écrite et orale) ; maîtrise de l'anglais, langues supplémentaires (français) un atout.
• Excellentes compétences interpersonnelles et démonstration de la capacité à développer des relations durables et ajoutant de la valeur.
• Flexible, bien organisé et à l'aise pour travailler sous pression et avec des délais serrés pour produire un travail de haute qualité en temps opportun.
• Individu confiant et déterminé avec une expérience de travail dans un environnement à haute pression, rapide et axé sur les délais.
• Capacité prouvée à travailler de manière indépendante ainsi qu'à performer efficacement en équipe.
• Compétences démontrées en priorisation du travail ; solides compétences organisationnelles.
• Attention exceptionnelle aux détails avec un jugement, un professionnalisme et une intégrité excellents démontrés.
• Hautement proactif, réactif, fiable, adaptable, auto-motivé et flexible en termes de temps.
• Capable de travailler des heures irrégulières en fonction d'une charge de travail qui fluctue en fonction des priorités et des délais.
• Disponible les soirs et les week-ends si nécessaire pour gérer les problèmes opérationnels critiques

Informations supplémentaires

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La fourchette de salaire pour ce poste est de 97 000 $ à 145 000 $ USD.

La législation des États et des villes des États-Unis exige que les investissements de CPP incluent une estimation raisonnable de la fourchette de rémunération pour ce rôle. La fourchette de salaire de base indiquée ici est une attente raisonnable pour le poste annoncé et fait partie d'un ensemble de récompenses totales compétitives qui comprend des avantages complets, un plan d'incitation basé sur la performance, un plan 401 (k) et des congés payés. Les salaires réels peuvent varier et peuvent être supérieurs ou inférieurs à la fourchette en fonction de divers facteurs, y compris, mais sans s'y limiter, l'expérience et l'expertise.

À RPC Investissements, nous tenons à promouvoir la diversité et un accès équitable aux occasions d’emploi fondé sur les capacités.

Aux termes de la San Francisco Fair Chance Ordinance, nous évaluerons la candidature de toute personne qualifiée ayant un dossier d’arrestation ou de condamnation.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous communiquerons seulement avec ceux et celles qui seront choisis pour la suite du processus d’embauche.

Notre engagement en matière d’inclusion et de diversité :

En plus de nous employer à bâtir une équipe comptant des talents variés, nous nous assurons d’offrir un milieu inclusif et accessible à tous. Si vous avez des besoins particuliers pour le processus de recrutement (par exemple, du matériel dans un autre format et des salles de réunion accessibles), n’hésitez pas à nous en faire part. Nous collaborerons avec vous pour y répondre.

Avertissement :

RPC Investissements n’accepte pas les curriculum vitæ acheminés par les agences de placement, les chasseurs de têtes ou les fournisseurs de services de recrutement avec lesquels il n’a pas conclu d’entente contractuelle formelle. Nos ententes de services de recrutement visent à répondre à des besoins précis et ne s’appliquent pas au présent avis ni aux offres d’emploi affichées sur le site Web. Tout CV ou renseignement reçu d’un fournisseur qui n’est pas autorisé par RPC Investissements à envoyer des CV pour le présent avis ou le site Web sera considéré comme non sollicité et ne sera pas examiné.  RPC Investissements ne rémunère pas les recommandations ni les placements et ne verse pas d’honoraires lorsqu’il reçoit des CV ou des renseignements non sollicités.