What are the responsibilities and job description for the Office Coordinator position at Raymond Management Company?
Job Details
Description
Position: Office Coordinator
Location: Madison, WI – In-Office
Employment Type: Part-Time: 25-30 hours/week
Application Deadline: July 11, 2025
Lee abajo para ver en español.
Are you naturally organized, personable, and passionate about creating a welcoming environment for teammates and guests? We’re looking for an Office Coordinator to keep our Madison Office running smoothly. In this job, you will answer phones, greet visitors, order supplies, help with meetings and events, and keep things organized. You’ll also help with office activities, work on special projects, and support leaders and teammates across the company. If you’re an effective communicator who excels at multitasking and creating a positive, organized office environment, we’d love to connect with you!
We Offer
Team Culture: We work as a team and take pride in supporting each other every day
Training and Growth: We provide on-the-job training and support career growth within the company
Employee Recognition: We celebrate achievements and recognize the hard work of our team members
Enhanced Benefits Available
Paid Time Off: 11 paid holidays each year, plus vacation, sick days, bereavement, and jury duty leave
Health Insurance: Low-cost medical, dental, and vision plans for you and your family
Extra Protection Plans: Optional coverage for accidents, serious illness, or hospital stays
Disability Coverage: RMC pays for short- and long-term disability insurance
Life Insurance: Free life insurance from RMC, with options to add more for you and your family
Long-Term Care: RMC pays for basic coverage, with more options if you need them
Tuition Reimbursement: Get money back for college classes or professional training
Flexible Spending Accounts: Use pre-tax dollars for healthcare or dependent care costs
401(k) Retirement Plan: Save for your future with help from RMC
Hotel Discounts: Save money when you travel
Referral Bonuses: Get rewarded for bringing great people to our team
Volunteer Time Off: Take paid time off to help in your community
Mental Health Support: Free resources, counseling, and wellness help through our Employee Assistance Program
What You’ll Do
Greet visitors, answer phones, order supplies, sort mail, coordinate repairs, and make sure office equipment works. Help teammates with printing, schedules, and meeting setup.
Assist with planning and executing meetings, celebrations, and office events. Make sure everything is ready and runs smoothly.
Keep calendars, inboxes, and contact lists updated. Share important updates with the team.
Keep files and office systems organized. Help track important information and follow procedures.
Help with projects and other tasks to keep the office and team running well.
We’re Looking For
At least 2 years of experience in an office or admin support role
Associate’s degree or similar work experience
Comfortably using Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, and SharePoint)
Friendly, respectful, and enjoy helping others
Takes initiative and solves problems independently
Communicates clearly and professionally
Stays organized and pays close attention to details
Apply Today!
At Raymond Management, we prioritize a team-centered culture where every member is valued, supported, and empowered to create high quality experiences for both teammates and guests. If you're ready to be part of a team that cares for its people, apply today! We manage an award-winning portfolio of Hilton and Marriott hotels across the U.S. and look forward to welcoming you.
At Raymond Management Company, respect is the foundation of our culture. We treat everyone equally, embrace diversity, and value each person’s perspective and well-being.
¿Eres una persona organizada, amable y apasionada por crear un ambiente acogedor para compañeros de trabajo y visitantes? Estamos buscando un Coordinador/a de Oficina para ayudar a que nuestra oficina en Madison funcione sin problemas. En este puesto, contestarás llamadas telefónicas, recibirás a los visitantes, harás pedidos de suministros, ayudarás con reuniones y eventos, y mantendrás todo organizado. También colaborarás en actividades de la oficina, trabajarás en proyectos especiales y brindarás apoyo a líderes y compañeros en toda la empresa. Si te comunicas de manera clara, sabes manejar varias tareas a la vez y disfrutas crear un entorno de oficina positivo y organizado, ¡nos encantaría conocerte!
Ofrecemos
Cultura de equipo: Trabajamos como un equipo y nos enorgullece apoyarnos mutuamente todos los días.
Capacitación y crecimiento: Brindamos capacitación en el trabajo y apoyo para el desarrollo profesional dentro de la empresa.
Reconocimiento de empleados: Celebramos los logros y reconocemos el arduo trabajo de nuestros compañeros de equipo.
Beneficios Mejorados Disponibles
Tiempo Libre Pagado: 11 días festivos pagados cada año, además de vacaciones, días por enfermedad, duelo y servicio de jurado.
Horario de Trabajo Flexible: Oportunidad de trabajar desde casa 1 día a la semana, con flexibilidad adicional para citas o eventos importantes de la vida.
Seguro de Salud: Planes médicos, dentales y de la vista a bajo costo para ti y tu familia.
Planes de Protección Adicional: Cobertura opcional para accidentes, enfermedades graves o estancias en el hospital.
Cobertura por Discapacidad: RMC paga el seguro por discapacidad a corto y largo plazo.
Seguro de Vida: Seguro de vida gratuito proporcionado por RMC, con opciones para agregar más cobertura para ti y tu familia.
Cuidado a Largo Plazo: RMC cubre un plan básico, con opciones adicionales si las necesitas.
Reembolso de Matrícula: Recupera dinero por clases universitarias o capacitación profesional.
Cuentas de Gastos Flexibles (FSA): Usa dinero antes de impuestos para gastos médicos o de cuidado de dependientes.
Plan de Jubilación 401(k): Ahorra para tu futuro con la ayuda de RMC.
Descuentos de Hoteles: Ahorra dinero cuando viajes.
Bonos por Referencias: Recibe recompensas por traer personas increíbles a nuestro equipo.
Tiempo Libre para Voluntariado: Tiempo libre pagado para ayudar en tu comunidad.
Apoyo para la Salud Mental: Recursos gratuitos, consejería y apoyo para tu bienestar a través de nuestro Programa de Asistencia al Empleado.
Lo Que Harás
Recibir a los visitantes, contestar llamadas, hacer pedidos de suministros, clasificar el correo, coordinar reparaciones y asegurarse de que el equipo de oficina funcione correctamente. Ayudar a los compañeros con impresiones, horarios y preparación de reuniones.
Ayudar con la planificación y realización de reuniones, celebraciones y eventos en la oficina. Asegurarse de que todo esté listo y funcione sin problemas.
Mantener actualizados los calendarios, bandejas de entrada y listas de contactos. Compartir actualizaciones importantes con el equipo.
Mantener organizados los archivos y los sistemas de oficina. Ayudar a registrar información importante y seguir los procedimientos.
Apoyar con proyectos y otras tareas para que la oficina y el equipo funcionen bien.
Lo Que Buscamos
Al menos 2 años de experiencia en un puesto de oficina o apoyo administrativo
Título de asociado o experiencia laboral similar
Cómodo/a usando Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint y SharePoint)
Amable, respetuoso/a y disfruta ayudar a los demás
Toma la iniciativa y resuelve problemas de forma independiente
Se comunica de manera clara y profesional
Es organizado/a y presta mucha atención a los detalles
¡Postúlate hoy!
En Raymond Management, priorizamos una cultura centrada en el equipo donde cada miembro es valorado, apoyado y empoderado para crear experiencias de alta calidad tanto para los compañeros de equipo como para los huéspedes. Si estás listo para ser parte de un equipo que se preocupa por su gente, ¡postúlate hoy!
Gestionamos una cartera galardonada de hoteles Hilton y Marriott en los Estados Unidos y esperamos darte la bienvenida.
En Raymond Management Company, el respeto es la base de nuestra cultura. Tratamos a todos por igual, abrazamos la diversidad y valoramos la perspectiva y el bienestar de cada persona.
Description
Position: Office Coordinator
Location: Madison, WI – In-Office
Employment Type: Part-Time: 25-30 hours/week
Application Deadline: July 11, 2025
Lee abajo para ver en español.
Are you naturally organized, personable, and passionate about creating a welcoming environment for teammates and guests? We’re looking for an Office Coordinator to keep our Madison Office running smoothly. In this job, you will answer phones, greet visitors, order supplies, help with meetings and events, and keep things organized. You’ll also help with office activities, work on special projects, and support leaders and teammates across the company. If you’re an effective communicator who excels at multitasking and creating a positive, organized office environment, we’d love to connect with you!
We Offer
Team Culture: We work as a team and take pride in supporting each other every day
Training and Growth: We provide on-the-job training and support career growth within the company
Employee Recognition: We celebrate achievements and recognize the hard work of our team members
Enhanced Benefits Available
Paid Time Off: 11 paid holidays each year, plus vacation, sick days, bereavement, and jury duty leave
Health Insurance: Low-cost medical, dental, and vision plans for you and your family
Extra Protection Plans: Optional coverage for accidents, serious illness, or hospital stays
Disability Coverage: RMC pays for short- and long-term disability insurance
Life Insurance: Free life insurance from RMC, with options to add more for you and your family
Long-Term Care: RMC pays for basic coverage, with more options if you need them
Tuition Reimbursement: Get money back for college classes or professional training
Flexible Spending Accounts: Use pre-tax dollars for healthcare or dependent care costs
401(k) Retirement Plan: Save for your future with help from RMC
Hotel Discounts: Save money when you travel
Referral Bonuses: Get rewarded for bringing great people to our team
Volunteer Time Off: Take paid time off to help in your community
Mental Health Support: Free resources, counseling, and wellness help through our Employee Assistance Program
What You’ll Do
Greet visitors, answer phones, order supplies, sort mail, coordinate repairs, and make sure office equipment works. Help teammates with printing, schedules, and meeting setup.
Assist with planning and executing meetings, celebrations, and office events. Make sure everything is ready and runs smoothly.
Keep calendars, inboxes, and contact lists updated. Share important updates with the team.
Keep files and office systems organized. Help track important information and follow procedures.
Help with projects and other tasks to keep the office and team running well.
We’re Looking For
At least 2 years of experience in an office or admin support role
Associate’s degree or similar work experience
Comfortably using Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, and SharePoint)
Friendly, respectful, and enjoy helping others
Takes initiative and solves problems independently
Communicates clearly and professionally
Stays organized and pays close attention to details
Apply Today!
At Raymond Management, we prioritize a team-centered culture where every member is valued, supported, and empowered to create high quality experiences for both teammates and guests. If you're ready to be part of a team that cares for its people, apply today! We manage an award-winning portfolio of Hilton and Marriott hotels across the U.S. and look forward to welcoming you.
At Raymond Management Company, respect is the foundation of our culture. We treat everyone equally, embrace diversity, and value each person’s perspective and well-being.
¿Eres una persona organizada, amable y apasionada por crear un ambiente acogedor para compañeros de trabajo y visitantes? Estamos buscando un Coordinador/a de Oficina para ayudar a que nuestra oficina en Madison funcione sin problemas. En este puesto, contestarás llamadas telefónicas, recibirás a los visitantes, harás pedidos de suministros, ayudarás con reuniones y eventos, y mantendrás todo organizado. También colaborarás en actividades de la oficina, trabajarás en proyectos especiales y brindarás apoyo a líderes y compañeros en toda la empresa. Si te comunicas de manera clara, sabes manejar varias tareas a la vez y disfrutas crear un entorno de oficina positivo y organizado, ¡nos encantaría conocerte!
Ofrecemos
Cultura de equipo: Trabajamos como un equipo y nos enorgullece apoyarnos mutuamente todos los días.
Capacitación y crecimiento: Brindamos capacitación en el trabajo y apoyo para el desarrollo profesional dentro de la empresa.
Reconocimiento de empleados: Celebramos los logros y reconocemos el arduo trabajo de nuestros compañeros de equipo.
Beneficios Mejorados Disponibles
Tiempo Libre Pagado: 11 días festivos pagados cada año, además de vacaciones, días por enfermedad, duelo y servicio de jurado.
Horario de Trabajo Flexible: Oportunidad de trabajar desde casa 1 día a la semana, con flexibilidad adicional para citas o eventos importantes de la vida.
Seguro de Salud: Planes médicos, dentales y de la vista a bajo costo para ti y tu familia.
Planes de Protección Adicional: Cobertura opcional para accidentes, enfermedades graves o estancias en el hospital.
Cobertura por Discapacidad: RMC paga el seguro por discapacidad a corto y largo plazo.
Seguro de Vida: Seguro de vida gratuito proporcionado por RMC, con opciones para agregar más cobertura para ti y tu familia.
Cuidado a Largo Plazo: RMC cubre un plan básico, con opciones adicionales si las necesitas.
Reembolso de Matrícula: Recupera dinero por clases universitarias o capacitación profesional.
Cuentas de Gastos Flexibles (FSA): Usa dinero antes de impuestos para gastos médicos o de cuidado de dependientes.
Plan de Jubilación 401(k): Ahorra para tu futuro con la ayuda de RMC.
Descuentos de Hoteles: Ahorra dinero cuando viajes.
Bonos por Referencias: Recibe recompensas por traer personas increíbles a nuestro equipo.
Tiempo Libre para Voluntariado: Tiempo libre pagado para ayudar en tu comunidad.
Apoyo para la Salud Mental: Recursos gratuitos, consejería y apoyo para tu bienestar a través de nuestro Programa de Asistencia al Empleado.
Lo Que Harás
Recibir a los visitantes, contestar llamadas, hacer pedidos de suministros, clasificar el correo, coordinar reparaciones y asegurarse de que el equipo de oficina funcione correctamente. Ayudar a los compañeros con impresiones, horarios y preparación de reuniones.
Ayudar con la planificación y realización de reuniones, celebraciones y eventos en la oficina. Asegurarse de que todo esté listo y funcione sin problemas.
Mantener actualizados los calendarios, bandejas de entrada y listas de contactos. Compartir actualizaciones importantes con el equipo.
Mantener organizados los archivos y los sistemas de oficina. Ayudar a registrar información importante y seguir los procedimientos.
Apoyar con proyectos y otras tareas para que la oficina y el equipo funcionen bien.
Lo Que Buscamos
Al menos 2 años de experiencia en un puesto de oficina o apoyo administrativo
Título de asociado o experiencia laboral similar
Cómodo/a usando Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint y SharePoint)
Amable, respetuoso/a y disfruta ayudar a los demás
Toma la iniciativa y resuelve problemas de forma independiente
Se comunica de manera clara y profesional
Es organizado/a y presta mucha atención a los detalles
¡Postúlate hoy!
En Raymond Management, priorizamos una cultura centrada en el equipo donde cada miembro es valorado, apoyado y empoderado para crear experiencias de alta calidad tanto para los compañeros de equipo como para los huéspedes. Si estás listo para ser parte de un equipo que se preocupa por su gente, ¡postúlate hoy!
Gestionamos una cartera galardonada de hoteles Hilton y Marriott en los Estados Unidos y esperamos darte la bienvenida.
En Raymond Management Company, el respeto es la base de nuestra cultura. Tratamos a todos por igual, abrazamos la diversidad y valoramos la perspectiva y el bienestar de cada persona.
